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/ Shareware Gold 2 / Shareware Gold II - Volume 2 Number 1 - Wayzata Technology (7071) (1991).iso / business / phonemsg / pmsg.doc < prev    next >
Text File  |  1991-01-06  |  12KB  |  278 lines
  1. INTRODUCTION
  2.  
  3.     Welcome to the Phone Message Program 1.0!  PHONE MESSAGE was created 
  4.     primarily for the Contact Plus contact management system, however, 
  5.     it can be used nicely with most database programs.  It is memory
  6.     resident, uses less than 9K of memory and functions as a quick 
  7.     way to log incoming call information.  The incoming call information 
  8.     can then be exported to a database or word processor for further 
  9.     processing, statistics or storage.  
  10.  
  11.     This program is different from the previous PINKY phone message 
  12.     program also created by E Trujillo Software in that it uses very 
  13.     little memory, and allows users and programmers to directly access 
  14.     the phone call information.
  15.  
  16.     This PHONE MESSAGE program is FREE to anyone wishing to use it, although,
  17.     if you are going to distribute it, all files including this text file
  18.     must be included and must not be altered in anyway without
  19.     prior written consent of Contact Plus Corporation.
  20.  
  21.     The Contact Plus contact management system has an optional facility for 
  22.     automatically updating contact information (incoming call and the phone 
  23.     call message) if the person is in the database or automatically adding
  24.     them to the contact database if they do not exist. If you are a registered 
  25.     user of Contact Plus and want the interface please contact us.
  26.  
  27.     The interface to Contact Plus Shareware and Contact Plus Professional 
  28.     are optional and are available only to registered users of the Contact 
  29.     Plus systems.  
  30.  
  31. WHAT IS PHONE MESSAGE?
  32.  
  33.     The Phone Message Program is a memory resident program.  Its primary 
  34.     function is to collect information concerning incoming phone calls
  35.     and messages.  It does this by lying dormant in RAM until summoned by
  36.     the press of a hotkey.  The hotkey to summon the Phone Message Program 
  37.     is the following set of keystrokes:
  38.  
  39.                       SHIFT + CTRL + M
  40.  
  41.     A screen looking like the following will appear:
  42.  
  43.       +------------------------------------------------+
  44.       : PHONE MESSAGE PROGRAM        01 Jan 90  3:13pm :
  45.       +------------------------------------------------+
  46.       : TO:    Roger                                   :
  47.       : FROM:  Ed                                      : 
  48.       : PHONE: 505-881-3223                            :
  49.       +------------------------------------------------+
  50.       : OF:    Contact Plus Corporation                :
  51.       : ADDR1: 2921 Carlisle NE,  Ste 206              :
  52.       : ADDR2:                                         :
  53.       : CITY:  Albuquerque     ST: NM  ZIP: 87190      :
  54.       +------------------------------------------------+
  55.       : MSG:   Wants more information on the demo      :
  56.       :        system.                                 :
  57.       :                                                :
  58.       :                                                :
  59.       :                                                :
  60.       +------------------------------------------------+
  61.       :  F1 - Urgent!            F4 - Will call again  :
  62.       :  F2 - Returned call      F5 - Phoned           :
  63.       :  F3 - Call Back          F6 - Wants to see you :
  64.       : ESC - Abort             F10 - Save & Exit      :
  65.       +------------------------------------------------+
  66.  
  67.     The information is stored in a file called PHONE.MSG.  This file is
  68.     created in the same directory where you started the program.  If you
  69.     delete the PHONE.MSG file, it will be re-created when pressing
  70.     the hotkey or starting the program.
  71.  
  72.     In order to efficiently use precious 640K RAM memory, only the 
  73.     message recording function is available through the CTRL-SHIFT-M key.
  74.     To retrieve the messages, you will need to run the PDUMP program
  75.     described later in this document.  The phone message data entry
  76.     window will only appear if the screen is NOT in graphics 
  77.     mode (i.e. Windows and the like cannot be running in the foreground.).
  78.  
  79.     The associated utility PDUMP will create files in both comma-delimited
  80.     mail/merge format and DBASE III format.  It is described later.
  81.  
  82. START UP
  83.  
  84.     To start up the phone message program simply enter:
  85.  
  86.         PMSG 
  87.  
  88.     from the DOS prompt.  The screen will be cleared and a start-up message
  89.     will appear.  A file in the starting directory will be created called
  90.     PHONE.MSG.  This is a file that should not be tampered with as it contains
  91.     all of the data stored by the phone message program.  If you delete the
  92.     PHONE.MSG file, it will be recreated when a new message is entered.
  93.     The PMSG program should be started from a directory on a HARD DISK!
  94.  
  95.     The PHONE MESSAGE program is now loaded into RAM memory and can be
  96.     called up by pressing:
  97.  
  98.        SHIFT + CTRL + M
  99.  
  100.     That is by simultaneously pressing the SHIFT key and the CTRL key and
  101.     the letter M.
  102.  
  103.     To uninstall PHONE MESSAGE simply enter:
  104.  
  105.        PMSG /U
  106.  
  107. USAGE (KEYSTROKES and SHORTCUTS)
  108.  
  109.     Once the phone message is on the screen, you can enter a phone message
  110.     simply by typing the information into the appropriate prompt.  The
  111.     function keys act as toggles for the status of the call:
  112.  
  113.       * F1 - Urgent!            F4 - Will call again
  114.         F2 - Returned call      F5 - Phoned        
  115.         F3 - Call Back          F6 - Wants to see you
  116.  
  117.     If you press F1, a check mark will appear by the URGENT indicator.
  118.     These indicators will appear on the phone message DUMP program as
  119.     illustrated later.
  120.  
  121.     To quickly move from field to field use the PGUP and PGDN keys. 
  122.     You will be able to quickly enter a name and a message if you don't
  123.     wish to enter the caller's company and address information.
  124.  
  125.     While editing a line you may use the following keystrokes:
  126.  
  127.         Left/Right arrow: Move cursor left/right
  128.         Home:             Move cursor to left margin
  129.         End:              Move cursor to right margin
  130.         Delete:           Delete current character
  131.         Backspace:        Delete character to left of cursor
  132.         Ins:              Toggle between insert/overtype modes
  133.         PGUP/PGDN:        Quickly move to next message area
  134.         F10:              Save the message then exit
  135.         ESC:              Abort the message and exit
  136.  
  137. PDUMP UTILITY (RETRIEVING YOUR PHONE MESSAGES)
  138.  
  139.     The PDUMP utility will take the phone message information and move it
  140.     into one of three formats: 
  141.  
  142.         DBASE III format 
  143.  
  144.         Comma-delimited mail/merge format
  145.  
  146.         One-field-per-line format
  147.  
  148.     To run the PDUMP utility, the PHONE.MSG file must be in the same
  149.     directory where the PDUMP utility appears.  Simply enter PDUMP
  150.     on a line by itself to get a usage message.
  151.  
  152.     To dump in DBASE III format enter:
  153.  
  154.         PDUMP /d CALLS
  155.  
  156.         The dump program will create a file called CALLS.DBF and place all
  157.         calls that have been recorded in that file.  If the file already
  158.         exists, it will be overwritten.
  159.  
  160.     To dump in comma-delimited mail/merge format:
  161.  
  162.         PDUMP /c calls.txt
  163.  
  164.         This will create the file CALLS.TXT with the calls in the format:
  165.  
  166.         "19910105","1738","Ralph","Samantha Barber","(505) 881-3223", ...
  167.         "19910106","1803","John","David Kinzer","(505) 881-7781", ...
  168.         "date","time","to","from","phone","of","addr1","addr2","city",...
  169.  
  170.     To dump in one-field-per-line format:
  171.  
  172.         PDUMP /o phone.txt
  173.  
  174.         The phone calls will be stored in the file PHONE.TXT in
  175.         the following format:
  176.  
  177.         19910105                      date
  178.         1738                          time
  179.         Ralph                         to
  180.         Samantha Barber               from
  181.         (505) 881-3223                phone
  182.         Contact Plus Corporation      of
  183.         ...
  184.  
  185.     Note the status flag (Urgent, Returned call, etc) is dumped in 
  186.     accordance with the function keys that were pressed.  If F1 was 
  187.     pressed (URGENT) then the "1" character will be stored.  If both
  188.     F1 and F2 were pressed the "12" will be stored in the FLAGS field.
  189.  
  190.     The DATE is stored as "CCYYMMDD" (i.e. "19910105" is 05 Jan 1991).
  191.  
  192.     The TIME field is stored as "HHMM" in 24 hour format  
  193.     (i.e. "0812" is 8:12 am, "1717" is 5:17 pm).
  194.  
  195. =============================================================================
  196.  
  197. MORE INFORMATION
  198.  
  199.     For more information or to contact the author:
  200.  
  201.         Contact Plus Corporation
  202.         PO Box 3992
  203.         Albuquerque, NM  87190
  204.         USA
  205.         (505) 881-3223
  206.         (505) 881-7781 (9600 Baud - 24 hours)
  207.  
  208.         (Formerly E Trujillo Software)
  209.  
  210.     Call our free BBS to check out our other shareware offerings. 
  211.  
  212.  
  213. NOTE TO PROGRAMMERS:
  214.  
  215.     We would be interested in any reporting functions or utilities that
  216.     you have created that use the PHONE MESSAGE program.  Please let
  217.     us know what you have created and how it is being used.
  218.  
  219. =============================================================================
  220.  
  221. CONTACT PLUS COMMENTS
  222.  
  223. Here is what some of our satisfied customers and reviewers are saying about 
  224. Contact Plus:
  225.  
  226. Dr. Leon Wortman, Software Reviewer of Business Marketing Magazine (Jan '89):
  227.     "I look at, install or run an average of three or four new software
  228.      packages a month.  They range in price from much less than $100 to
  229.      several thousand dollars.  I know what I'm about to report may be 
  230.      hard to swallow.  But have faith in me.  If I didn't genuinely know
  231.      that Contact Plus is the best-buy-of-the-year, I wouldn't describe
  232.      it with those very words."
  233.  
  234. Charles K. Fairchild, Washington D.C.:
  235.     "You realize, I hope, that programs like this could set a new standard
  236.      for overall design and ease of use.  I have never seen anything on
  237.      the regular commercial market that feels so good to use, has so much
  238.      built-in help, and so many features!"
  239.  
  240. Harry Pollard, President of Henry George Schools of California: 
  241.     "After using a dozen or more databases, I settled on Contact Plus
  242.      for the best reasons.  It's the fastest database, tracker, tickler,
  243.      dialing program I've encountered.  It automatically backs up, 
  244.      issues reports in a variety of formats and mail/merges as you wish.
  245.      It records letters and calls, and graphs calling experience with
  246.      individual clients."
  247.  
  248. Tim Greer, Software Reviewer of the Phoenix PC User's Group (April '90):
  249.     "CLIENT TRACKING DREAM... If you are in a business where tracking
  250.      client contact is important, have I got a gem for you.  It's a 
  251.      piece of Shareware called CONTACT PLUS."
  252.  
  253. Brad Caverly, Film Plane of Panorama City, CA:
  254.     "This is one of the best programs I have seen ever, shareware or 
  255.      commercial.  I have never registered a piece of shareware before
  256.      but I have never run across a program so complete, so user 
  257.      friendly and so useful."
  258.  
  259. Paul Cassel, Software Reviewer of the Albuquerque Journal (July '89):
  260.     "Today, there are several programs designed to help salespeople
  261.      increase productivity.  One of the best of these was written,
  262.      and is distributed by, an Albuquerque programmer, Ed Trujillo."
  263.  
  264. Dr. File Finder (Mike Callahan, best selling book author): 
  265.     "Contact Plus, by Ed Trujillo, is a full-featured program that can be
  266.      used by anyone who has to keep track of the people.  It's many features
  267.      make it a powerful program  that can really increase your productivity
  268.      and your effectiveness.  I've looked at MANY programs and Contact Plus
  269.      is the BEST!  My advice is to give it a try!"
  270.                                           
  271. Larry Fox, Vice President Ziff-Davis Press: "I honestly have never 
  272.      encountered a software package that works so much like I work.  From its 
  273.      friendly yet practical data screen through its annotations, logs and 
  274.      reports of calls, ticklers, memos, letters, notes and appointments to 
  275.      its seamless template and mail merge with either its own word processor 
  276.      or Wordperfect, Contact Plus creates a complete yet natural environment
  277.      for the tracking of daily contacts ..."
  278.